Ebben a bejegyzésben azt szeretném megmutatni Neked, hogy milyen területekről tudsz biztonsággal kiszervezni feladatokat virtuális asszisztensnek, annak érdekében, hogy produktívabb legyél, a vállalkozásod fejlődjön és több időd maradjon azokra a dolgokra, amiket igazán szeretsz.
Egy virtuális asszisztens a jobb kezed tud lenni az üzleti életben, függetlenül attól, hogy a tapasztalt vállalkozók, a kezdő vállalkozók vagy éppen a vállalkozást tervezők közé tartozol.
De még mielőtt megbíznál egy virtuális asszisztenst, tudnod kell, hogy pontosan milyen feladatokat szervezhetsz ki, mi az, amiben jól jön a segítség, és mikor tudod hasznát venni az együttműködésnek.
Szeretném eloszlatni azt a tévhitet, hogy egy virtuális asszisztens mindenhez IS ért. Olyan, hogy valaki minden feladatot el tud végezni nincs. Sem a való világban, sem pedig a virtuálisban. Ezért a virtuális asszisztensek is általában szakosodnak valamilyen területre, amelyen nagyobb szakmai tapasztalattal rendelkeznek.
Készítettem Neked egy listát, azokkal a területekkel és a feladatokkal, amelyeket nyugodt szívvel kiszervezhetsz egy virtuális asszisztensnek. Ezt a listát olvashatod az alábbiakban!
Személyi asszisztenciához kapcsolódó feladatok
- Napi, heti feladatlista elkészítése
- Időpontok egyeztetése
- Program- és utazásszervezés
- Naptár menedzselés
- Emlékeztetők kiküldése
- E-mailek szűrése, megválaszolása, rendszerezése
- Telefonhívások kezelése
- Hangposta ellenőrzése
- Postázás, csomagok feladása
Könyvelési ügyintézéshez kapcsolódó feladatok
- Számlák készítése, iktatása, kiküldése
- Teljesítések adminisztrálása
- Vevők és beszállítók nyilvántartásának vezetése
- Kivonatok készítése
- Határidők figyelemmel kísérése
- Rendelések nyilvántartása
- A havi könyvelési anyag összeállítása
Munkaerő toborzáshoz kapcsolódó feladatok
- Álláshirdetés szövegének elkészítése
- Hirdetés feladása online és offline
- Önéletrajzok begyűjtése
- Jelentkezések előszűrése és rendszerezése
- Interjúk leszervezése
- Interjúztatáson való részvétel
Ügyfélszolgálathoz kapcsolódó feladatok
- Ügyfelek általános tájékoztatása
- Ügyfélkapcsolatok ápolása
- Ügyfélmegkeresések fogadása
- Reklamációk kezelése
- Help desk tevékenységek ellátása
- Kapcsolattartás a partnerekkel
Arculat tervezési és grafikai feladatok
- Logó tervezés
- Névjegykártya tervezés
- E-mail, árajánlat és egyéb dokumentum sablonok elkészítése
- Promóciós anyagok grafikájának elkészítése
- Infografikák tervezése
- Landing és sales oldalak grafikai tervezése
Fordítási feladatok
- Szövegek, dokumentumok fordítása idegen nyelvről
- Szövegek, dokumentumok fordítása idegen nyelvre
Rendezvényszervezési feladatok
- Rendezvény megtervezése
- Rendezvény megszervezése
- Az esemény napján történő személyes asszisztencia
Adminisztrációhoz kapcsolódó feladatok
- Dokumentum szerkesztés
- Fájl tárolási és szervezési feladatok ellátása – Dropbox, Google Drive
- Táblázatok, grafikonok, PPT-k készítése
- Adatrögzítés és adatkezelés
- Tréninganyagok, útmutatók készítése
- PDF átalakítás, megosztás és egyesítés
- Internetes kutatás, adatgyűjtés
- Online és offline kérdőívek készítése, kiküldése, nyomon követése és elemzése
- A vállalkozás folyamatainak leírása, céljainak és terveinek megfogalmazása
- Munkaköri leírások elkészítése, feladatok és felelősségi körök meghatározása
- Árajánlatok készítése és kiküldése
- Szerződések és megállapodások készítése
Marketinghez kapcsolódó általános feladatok
- Piackutatás
- Piacelemzés
- Versenytárs figyelés
- Sajtófigyelés
Tartalommarketinghez kapcsolódó feladatok
- Szövegírás a SEO szempontoknak megfelelően
- Tartalmak készítése weboldalra vagy közösségi oldalra
- Blogbejegyzések írása
- E-book készítése
- Tájékoztató szövegek megírása
- Hirdetési szövegek megírása
- Sajtóközlemény írás
- PR cikk írás
E-mail marketinghez kapcsolódó feladatok
- Új lista létrehozása az e-mail marketing szoftverben
- Feliratkozók hozzáadása és eltávolítása listákból
- E-mailek létrehozása és ütemezése a tartalom népszerűsítésére
- A nyomon követő e-mailek és az automatikus válaszok szerkesztése
- E-mail hírlevelek létrehozása
- E-mailek szerkesztése, korrektúrája
Weboldalhoz és webshophoz kapcsolódó feladatok
- Weboldal/webshop kielemzése
- Weboldal/webshop optimalizálása
- Kulcsszókutatás a tartalmakhoz
- Linképítés
- Forgalmi jelentések készítése
- Landing oldal létrehozás
- Termékadatok feltöltése a webshopba
- Blogállomány feltöltése
- Egyéb tartalmak feltöltése
- Képek, kulcsszavak, tag-ek beállítása
- Raktárkészlet kezelése, időközönkénti ellenőrzése és aktualizálása
Közösségi médiához kapcsolódó feladatok
- Közösségi média profilok létrehozása
- Profilok feltöltése tartalommal és adatokkal
- Közösségi média profilok naprakészen tartása
- Posztok összeállítása és időzítése
- Kommentek figyelése és reagálás rájuk
- Közösségi média csoportok moderálása
- Események létrehozása és közzététele
Videómegosztóhoz kapcsolódó feladatok
- YouTube-fiók létrehozása
- Videók feltöltése
- A videókhoz kapcsolódó megjegyzések moderálása
- Videók feltöltése más videomegosztási webhelyekre, közösségi oldalra
- Kérdések és üzenetek megválaszolása az összes csatorna és profil esetén
Audio/video anyagok szerkesztéséhez kapcsolódó feladatok
- Az audio- és videofájlok alapvető szerkesztése
- Háttérzaj eltávolítása a hang- vagy képanyagból
- Alapvető képszerkesztési feladatok, ami nem grafikai tervezés
- Podcast beállítás, feltöltés a különböző felületekre
Webfejlesztéshez kapcsolódó alapvető feladatok
- A weboldal motor támogatása és fejlesztése
- Weboldal témák és bővítmények telepítése
- A honlap témájának testreszabása
- A honlap karbantartása, biztonságának felállítása és hibaelhárítás
- CRM és közösségi média integráció
- Fizetési platform beépítése a weboldalra
- Hírlevél küldő rendszer telepítése
Természetesen napjaink rohamosan fejlődő üzleti világában még számtalan feladat van, amelyet ki tudsz szervezni. Mivel egy változó virtuális szolgáltatás a virtuális asszisztencia, ezért napról napra jelenhetnek meg újabb segítő szolgáltatások, amelyek távolról, az internet segítségével végezhetőek.
A kütyük, a villogó fények és a csipogó hangok világában élünk. Számtalan dolog van, ami elvonja a figyelmünket a mindennapjaink során, ezért a szervezettség mostanra igen nagy érték lett.
Remélem, már Te is látod, hogy egy virtuális asszisztens túlmutat az e-mailezésen és az ügyfélszolgálaton. Egy virtuális asszisztenssel együttműködni az üzleti növekedésről és a sikerességről szól.
Hasznos ez a lista? Találtál benne olyan feladatokat, amelyeket te is kitudnál szervezni?
Ha igen, akkor oszd meg velem kommentben!
